문제가설 도출 2차

define/문제가설.md

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 # 문제가설 도출 (5WHY 기법)
 
-## 현상문제 3개 및 5WHY 분석
+## 현상문제 4개 및 5WHY 분석
 
 | 현상문제 | WHY1 | WHY2 | WHY3 | WHY4 | WHY5 | 근본원인 |
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 | **업무 지식 없이 회의록을 정확하게 작성할 수 없음** | 왜 업무 지식 없이 회의록을 정확하게 작성할 수 없는가? 회의 중 전문용어와 맥락을 이해하지 못하기 때문이다. | 왜 회의 중 전문용어와 맥락을 이해하지 못하는가? 실시간으로 용어를 찾아보거나 질문할 수 없는 상황이기 때문이다. | 왜 실시간으로 용어를 찾아보거나 질문할 수 없는가? 회의 흐름을 방해할까봐 두려워하고, 동시에 기록에 집중해야 하기 때문이다. | 왜 회의 흐름을 방해할까봐 두려워하는가? 타인의 시간을 빼앗는 것에 대한 죄책감과 자신의 무지를 드러내는 것에 대한 수치심이 있기 때문이다. | 왜 자신의 무지를 드러내는 것에 대한 수치심이 있는가? 조직 내에서 무능하다고 평가받을 것에 대한 두려움과 심리적 안전감이 부족하기 때문이다. | **조직 내 심리적 안전감 부족과 무능력자로 낙인찍힐 것에 대한 사회적 두려움** |
 | **회의록 작성에 과도한 시간이 소요됨 (1시간 회의에 2-3시간 작성)** | 왜 회의록 작성에 과도한 시간이 소요되는가? 회의 후 녹음 파일을 다시 듣거나 참석자에게 반복적으로 질문해야 하기 때문이다. | 왜 회의 후 녹음 파일을 다시 듣거나 참석자에게 반복적으로 질문해야 하는가? 회의 중에 충분히 이해하고 기록하지 못했기 때문이다. | 왜 회의 중에 충분히 이해하고 기록하지 못했는가? 이해와 기록을 동시에 수행하는 인지적 부담이 과도하기 때문이다. | 왜 이해와 기록을 동시에 수행하는 인지적 부담이 과도한가? 현재 도구들이 맥락 이해 없이 단순 전사만 제공하여 작성자가 모든 인지 작업을 수행해야 하기 때문이다. | 왜 현재 도구들은 맥락 이해 없이 단순 전사만 제공하는가? AI 기술이 업무 특화 맥락을 학습하고 중요도를 판단하는 수준까지 발전하지 못했고, 사용자 맞춤형 학습 기능이 부재하기 때문이다. | **업무 맥락을 이해하는 지능형 AI 도구의 기술적 미성숙과 개인화 학습 시스템의 부재** |
 | **작성된 회의록의 활용도가 낮고 추적이 어려움** | 왜 작성된 회의록의 활용도가 낮고 추적이 어려운가? 회의록이 여러 채널에 분산되어 있고, 액션 아이템 추적 시스템이 없기 때문이다. | 왜 회의록이 여러 채널에 분산되고 추적 시스템이 없는가? 통합된 회의록 관리 플랫폼이 없어 각자 편한 도구를 사용하기 때문이다. | 왜 통합된 회의록 관리 플랫폼이 없는가? 조직마다 이미 사용 중인 협업 도구(Notion, Slack, Email 등)가 달라 통합이 어렵기 때문이다. | 왜 조직마다 사용 중인 협업 도구 통합이 어려운가? 각 도구의 독립적 생태계와 데이터 이관의 복잡성, 그리고 변화에 대한 조직의 저항 때문이다. | 왜 변화에 대한 조직의 저항이 존재하는가? 새로운 시스템 도입에 따른 학습 비용과 기존 워크플로우 변경에 대한 불확실성, 실패 시 책임 소재에 대한 두려움 때문이다. | **조직 변화에 대한 저항과 새로운 시스템 도입 실패 시 책임 소재에 대한 두려움** |
+| **회의록 작성 시 누락이 생기고 빠르게 피드백을 받기 어려워 회의 내용의 정확성이 떨어짐** | 왜 회의록 작성 시 누락이 생기고 빠르게 피드백을 받기 어려워 회의 내용의 정확성이 떨어지는가? 회의 중 실시간 기록과 이해를 동시에 해야 하고, 작성 후 참석자들이 바빠서 검토 응답이 늦기 때문이다. | 왜 회의 중 실시간 기록과 이해를 동시에 해야 하고, 작성 후 참석자들이 바빠서 검토 응답이 늦는가? 회의록 작성과 검토가 비동기로 분리되어 있고, 검토자들에게 회의록 검토가 우선순위가 낮은 업무이기 때문이다. | 왜 회의록 작성과 검토가 비동기로 분리되어 있고, 검토자들에게 회의록 검토가 우선순위가 낮은 업무인가? 회의 참석자들은 회의 직후 각자의 업무로 돌아가고, 회의록은 나중에 작성되어 공유되므로 이미 회의 내용에 대한 기억과 관심이 희미해진 상태이기 때문이다. | 왜 회의 참석자들은 회의 직후 각자의 업무로 돌아가고, 회의록은 나중에 작성되어 공유되므로 이미 회의 내용에 대한 기억과 관심이 희미해진 상태인가? 회의 중 완성된 회의록을 실시간으로 만들 수 있는 도구와 프로세스가 없어서, 회의 후 별도의 정리 시간이 필요하기 때문이다. | 왜 회의 중 완성된 회의록을 실시간으로 만들 수 있는 도구와 프로세스가 없어서, 회의 후 별도의 정리 시간이 필요한가? 실시간 협업 편집과 AI 기반 자동 구조화를 결합한 통합 솔루션이 없고, 참석자들이 회의 중 함께 회의록을 확인하고 수정하는 문화와 프로세스가 정립되지 않았기 때문이다. | **실시간 협업 회의록 작성 도구의 부재와 회의 중 공동 문서화 문화의 미정립** |
 
 ## 근본원인 다층적 분석
 
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+### 4. 실시간 협업 회의록 작성 도구의 부재와 회의 중 공동 문서화 문화의 미정립
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+#### 기술적 측면
+- **실시간 협업 에디터 부족**: 다수 참석자가 회의 중 동시에 편집 가능한 회의록 시스템 미흡
+- **AI 자동 구조화 한계**: 실시간 음성을 자동으로 구조화된 회의록으로 변환하는 기술 부재
+- **중요도 실시간 판단 불가**: 회의 중 중요 발언을 자동으로 감지하고 하이라이트하는 기능 부족
+- **즉시 검증 시스템 부재**: 회의 중 작성된 내용의 오류를 실시간으로 탐지하고 알려주는 기능 없음
+- **통합 플랫폼 부재**: 회의 진행과 문서화가 분리된 시스템 (Zoom에서 회의, Notion에서 작성)
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+#### 사용자 심리적 측면
+- **회의 집중도 저하 우려**: 회의 중 문서 편집하면 토론 참여도가 떨어질 것이라는 불안
+- **공개 수정 부담감**: 다른 사람이 보는 앞에서 실시간으로 수정하는 것에 대한 심리적 부담
+- **미완성 노출 불안**: 완벽하지 않은 초안이 실시간으로 공개되는 것에 대한 거부감
+- **즉각 피드백 스트레스**: 회의 중 작성 내용에 대한 즉각적인 지적을 받는 것에 대한 두려움
+- **역할 혼란**: 회의 참여자이면서 동시에 기록자 역할을 해야 하는 정체성 혼란
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+#### 제도/시스템적 측면
+- **회의록 후작성 프로세스**: 회의록은 회의 후에 작성한다는 기존 업무 규정
+- **단일 작성자 책임 구조**: 회의록 작성 책임을 한 사람에게 부여하는 역할 배정 방식
+- **회의 시간 압박**: 빠른 회의 진행을 요구하는 조직 문화 (문서화 시간 미인정)
+- **협업 도구 투자 부족**: 실시간 협업 회의록 도구 도입에 대한 예산 및 의사결정 지연
+- **성과 평가 미반영**: 회의 중 문서 기여도가 업무 성과로 인정되지 않는 평가 체계
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+#### 맥락적 측면
+- **전통적 회의 관행**: "회의는 논의하는 시간, 문서화는 회의 후" 라는 업계 오랜 관습
+- **속도 중심 문화**: 빠른 의사결정을 강조하고 문서화를 시간 낭비로 인식하는 조직 문화
+- **리더 중심 회의**: 리더가 주도하고 참석자는 수동적으로 듣는 회의 진행 방식
+- **하이브리드 근무 확산**: 회의 후 즉시 분산되어 사후 협업이 어려운 근무 환경
+- **문서 품질 vs 속도**: 정확한 회의록 vs 빠른 공유의 우선순위 혼란
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+#### 커뮤니케이션 측면
+- **이해도 확인 절차 부재**: 회의 중 작성자가 내용을 제대로 이해했는지 확인하는 체크포인트 없음
+- **즉시 질문 문화 부족**: 작성자가 불확실한 내용을 회의 중 즉시 질문할 수 있는 분위기 미형성
+- **실시간 피드백 채널 부재**: 회의록 초안에 대한 즉각적인 코멘트와 수정 제안 시스템 없음
+- **비동기 커뮤니케이션 지연**: 회의 후 질문-답변이 비동기로 이루어져 피드백 시간 지연
+- **정보 공유 시차**: 회의 종료 시점과 회의록 공유 시점 사이의 시간 간격으로 인한 맥락 손실
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+#### 해결 방향
+- **기술적 해결**: 실시간 협업 에디터 + AI 자동 구조화 + 중요도 판단 통합 솔루션
+- **문화적 해결**: 회의 중 문서화를 당연하게 여기는 문화, 공동 문서화 프로세스 정립
+- **심리적 해결**: 미완성 초안 공개 허용 문화, 즉시 피드백의 긍정적 재정의
+- **프로세스 해결**: 회의 중 5분마다 문서 확인 타임, 참석자 공동 책임 구조
+- **도구 통합**: 화상회의 + 문서 편집 + AI 자동화가 하나의 플랫폼에서 작동
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 ## 종합 시사점
 
 ### 문제의 상호연결성
-세 가지 근본원인은 독립적이지 않고 서로 강화하는 악순환 구조를 형성하고 있습니다:
+네 가지 근본원인은 독립적이지 않고 서로 강화하는 악순환 구조를 형성하고 있습니다:
 
 1. **심리적 안전감 부족** → 질문 회피 → 이해 부족 → **정확도 저하 및 시간 증가**
 2. **AI 기술 미성숙** → 수동 작업 증가 → 시간 부담 → 새 도구 학습 여력 없음 → **변화 저항**
 3. **변화 저항** → 통합 플랫폼 도입 실패 → 파편화 지속 → 비효율 → **심리적 부담 증가**
+4. **실시간 협업 도구 부재** → 비동기 작성/검토 → 피드백 지연 → 누락 발생 → **정확성 저하 및 재작업 증가**
 
 ### 핵심 인사이트
 
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 #### Must-Have (필수)
 - 업무 맥락을 이해하는 지능형 AI (전문용어, 중요도 판단)
 - 실시간 지원 기능 (회의 중 용어 설명, 이해도 확인)
+- 실시간 협업 회의록 작성 (다수 참석자 동시 편집, 즉시 피드백)
 - 심리적 안전장치 (익명 질문, 자동 가이드, 검증 도구)
 
 #### Should-Have (중요)
@@ -173,12 +222,16 @@ AI 결과물에 대한 신뢰도 점수 제공, 불확실한 부분 명시 등
 #### 정량적
 - 회의록 작성 시간 50% 이상 단축 (3시간 → 1.5시간 이하)
 - 회의록 정확도 90% 이상 달성
+- 피드백 응답 시간 80% 단축 (3일 → 당일 또는 회의 중)
+- 누락 사항 발생률 70% 감소
 - 액션 아이템 이행률 30% 이상 향상
 - 사용자 도구 학습 시간 1시간 이하
 
 #### 정성적
 - 회의록 작성에 대한 심리적 부담 감소
 - 회의 참여도 향상 (기록 부담 감소로 인한 능동적 참여)
+- 회의 중 실시간 피드백 문화 정착
+- 참석자의 공동 문서화 책임감 증가
 - 조직 내 질문 문화 개선
 - 회의록 활용도 증가