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관찰일지 - 회의록 작성 및 공유 개선

관찰 일정

관찰일시	관찰장소	관찰자	고객명	고객프로필
2025.1.8 10:00	회사 회의실	이미준	김수정	30대 초반 여성, 주니어 마케팅 기획자
2025.1.8 14:00	스타트업 사무실	홍길동	박준혁	20대 후반 남성, 주니어 개발자
2025.1.9 11:00	대기업 회의실	이미준	최영미	40대 초반 여성, 시니어 PM
2025.1.9 15:00	재택근무 자택	백현정	이도현	30대 중반 남성, 프리랜서 디자이너
2025.1.10 09:00	중견기업 회의실	홍길동	정민서	20대 후반 여성, 신입 사원
2025.1.10 13:00	온라인 회의	이미준	강태준	30대 후반 남성, 중견기업 팀장
2025.1.11 10:00	스타트업 사무실	백현정	윤지혜	20대 중반 여성, 인턴
2025.1.11 16:00	대기업 사무실	홍길동	한승우	50대 초반 남성, 실무진 리더
2025.1.12 11:00	회사 회의실	이미준	조서연	30대 중반 여성, 중견 기획자
2025.1.12 14:00	재택근무 자택	백현정	임재훈	40대 후반 남성, 시니어 개발자

관찰 결과

1단계: 문제인식

관찰대상	관찰상황	관찰내용
김수정	회의 후 회의록 작성 요청 받음	전문용어가 많은 개발팀 회의에서 이해하지 못한 내용을 어떻게 기록할지 막막해함. "내가 이해도 못하는 걸 어떻게 써요?" 반복적으로 질문
박준혁	주간 회의 후 회의록 작성 지시	비즈니스 용어와 마케팅 전략에 대한 배경지식 부족으로 어떤 내용이 중요한지 판단하지 못함. 회의 중 무엇을 기록해야 할지 몰라 스트레스 받음
최영미	다부서 합동 회의 참여	각 부서의 전문용어가 섞여 나오는데 모든 맥락을 파악하기 어려움. "회의록은 업무 지식이 있는 사람이 써야 한다"고 생각함
이도현	클라이언트 미팅 후	업계 특수 용어와 기술적 배경 없이 회의록 작성 요청 받음. "이게 뭔 뜻인지도 모르는데 정확하게 쓸 수 있나?" 고민
정민서	팀 회의 종료 후	신입이라 업무 프로세스를 모르는 상태에서 회의록 작성 담당. 무엇이 중요한 결정사항인지 판단 불가

2단계: 솔루션탐색

관찰대상	관찰상황	관찰내용
강태준	회의록 작성 도구 검색	녹음기, 음성-텍스트 변환 앱, AI 회의록 도구 등 다양한 솔루션 검색. 하지만 "녹음 후 맥락 파악"은 여전히 어려움
윤지혜	선배에게 조언 구함	"AI 회의록 도구 써봤는데 전문용어 인식이 안 되고, 중요도 판단은 못함"이라는 피드백 받음. 결국 수동 작성 방법 배움
한승우	과거 회의록 템플릿 검색	회사 내 회의록 템플릿 찾아봤지만 업무 지식 없이 채울 수 없는 항목들로 구성. "결국 아는 사람이 써야 함" 결론
조서연	협업 도구 탐색	Notion, Confluence 등 협업툴의 회의록 기능 테스트. "템플릿은 좋은데 내용은 결국 내가 채워야 함"
임재훈	AI 음성인식 솔루션 체험	여러 AI 회의록 서비스 무료체험. "음성 인식은 되는데 문맥 이해와 중요도 판단은 사람이 해야 함"

3단계: 도입 및 준비

관찰대상	관찰상황	관찰내용
김수정	AI 회의록 도구 설치	팀에서 도입한 AI 회의록 도구를 설치했지만 전문용어 사전 등록, 맞춤 설정 필요. "설정이 너무 복잡함"
박준혁	녹음 장비 준비	회의 녹음을 위해 녹음기와 마이크 준비. 하지만 "녹음해도 나중에 다시 듣고 정리하려니 시간이 2배로 걸림"
최영미	템플릿 준비	회의 전 항목별 템플릿 미리 준비. 하지만 "회의 흐름이 템플릿과 다르게 진행되면 소용없음"
이도현	사전 자료 검토	회의 전 안건 자료와 배경지식 공부. "준비해도 회의 중 새로운 이슈가 나오면 따라가기 힘듦"
정민서	선배에게 작성법 배움	선배가 작성한 회의록 포맷 받아서 따라하기 시도. "포맷은 알겠는데 무엇을 쓸지는 여전히 모르겠음"

4단계: 회의참여

관찰대상	관찰상황	관찰내용
강태준	다부서 회의 진행 중	회의 속도가 빠르고 여러 안건이 동시에 논의. "기록하다 보면 다음 내용을 놓침. 회의에 집중도 못함"
윤지혜	온라인 회의 참여	화면 공유와 발언이 빠르게 전환. "무엇을 캡처하고 기록할지 판단이 안 섬. 녹화해도 나중에 찾기 어려움"
한승우	임원 회의 참석	고급 전략과 전문용어 난무. "이해 못 한 용어 질문하기도 눈치 보임. 결국 대충 받아 적고 나중에 검색"
조서연	브레인스토밍 회의	자유로운 아이디어 논의에서 어떤 것이 최종 결정인지 불명확. "다들 얘기만 하고 정리는 안 해줌"
임재훈	기술 검토 회의	전문 기술 논의에서 약어와 전문용어 이해 불가. "QA, CI/CD, API 게이트웨이... 다 뭔지 모르겠음"

5단계: 회의록 작성

관찰대상	관찰상황	관찰내용
김수정	회의 직후 회의록 작성	메모한 내용 보고도 맥락 파악 안 됨. "이게 왜 중요한지, 누가 담당인지 기억이 안 남"
박준혁	녹음 파일 듣고 정리	1시간 회의 녹음을 2시간 넘게 들으며 정리. "중요한 부분 찾느라 계속 되감기. 비효율적"
최영미	AI 자동 생성 회의록 검토	AI가 생성한 회의록이 맥락 없이 발언만 나열. "이걸 다시 읽고 정리해야 함. 차라리 직접 쓰는 게 나을 듯"
이도현	여러 차례 질문하며 작성	이해 안 되는 부분 참석자들에게 반복 질문. "다들 바빠서 답변 늦음. 회의록 작성이 며칠씩 지연"
정민서	템플릿에 내용 채우기	공란이 많은 템플릿. "필수 항목이 뭔지, 선택 항목이 뭔지도 모르겠음. 다 채워야 하나?"

6단계: 검토 및 보완

관찰대상	관찰상황	관찰내용
강태준	작성한 회의록 검토 요청	참석자들에게 검토 요청했지만 며칠 동안 피드백 없음. "언제까지 기다려야 하나?"
윤지혜	상사에게 검토 받음	"이건 빠졌네, 저건 다르게 정리해야 해" 피드백 받고 3번 수정. "처음부터 제대로 쓰는 법을 알려주지..."
한승우	회의록 오류 발견	작성 후 며칠 뒤 중요 결정사항 누락 발견. "이미 공유됐는데 어떻게 수정하지?"
조서연	참석자 피드백 대응	각자 다른 피드백 (내용 추가, 표현 수정, 순서 변경 등). "누구 의견을 따라야 하나?"
임재훈	승인 프로세스 진행	팀장 → 실무진 리더 순으로 승인 필요. "승인 단계마다 수정 요청. 언제 끝나나?"

7단계: 공유

관찰대상	관찰상황	관찰내용
김수정	이메일로 회의록 발송	수신자 리스트 누락 발생. "누구한테 보내야 하는지 명확하지 않음"
박준혁	협업툴에 업로드	Notion에 작성했지만 접근 권한 설정 실수로 일부만 열람 가능. "권한 관리가 복잡함"
최영미	여러 채널에 공유	이메일, 메신저, 협업툴에 각각 공유. "어디에 최종본이 있는지 헷갈림"
이도현	파일 버전 관리 실패	수정본과 최종본이 섞여서 혼란. "최종_최종_진짜최종.docx" 같은 파일명 반복
정민서	공유 시점 놓침	회의록 작성이 지연되어 공유가 회의 일주일 후. "이미 다음 회의 준비 중인데 이제 올림"

8단계: 활용 및 추적

관찰대상	관찰상황	관찰내용
강태준	후속 조치 추적	회의록에 액션 아이템 있지만 담당자가 확인했는지 알 수 없음. "따로 독촉 메시지 보내야 함"
윤지혜	과거 회의록 검색	지난 회의 결정사항 찾으려는데 어디에 있는지 몰라 여러 곳 뒤짐. "통합 검색 기능 없음"
한승우	진행률 관리	액션 아이템 진행 상황을 수동으로 체크. "스프레드시트 따로 만들어서 관리. 이중 작업"
조서연	관련 자료 연결	회의록과 관련된 문서, 데이터 파일 따로 관리. "회의록 보고 또 다른 폴더 뒤져야 함"
임재훈	다음 회의 준비	이전 회의록 내용 기반으로 다음 회의 준비하려는데 정보 파편화. "여러 문서 취합해야 함"

9단계: 성과평가 및 개선

관찰대상	관찰상황	관찰내용
김수정	회의록 효과성 평가	"회의록 쓰는 데 시간 많이 쓰는데 제대로 활용되는지 모르겠음"
박준혁	프로세스 개선 논의	팀 회고에서 회의록 작성 부담 토로. "더 나은 방법 없나요?" 지속적 질문
최영미	자동화 도구 재검토	현재 도구들의 한계 인식. "AI가 업무 맥락을 이해하고 중요도 판단해주면 좋겠음"
이도현	업무 지식 학습	회의록 작성을 위해 업무 공부. "결국 업무 배경 지식이 있어야 제대로 쓸 수 있음"
정민서	템플릿 개선 요청	회사에 더 직관적인 템플릿 요청. "가이드가 있는 템플릿이면 좋겠음"

Pain Point와 Needs 분석

Pain Point	Needs
업무 지식 없이 전문용어 이해 불가	실시간 전문용어 설명 및 맥락 제공 기능
회의 중 중요도 판단 어려움	AI 기반 중요도 자동 판단 및 강조 표시
회의 속도 빠르면 기록 놓침	자동 음성인식 + 핵심 내용 요약 기능
AI 회의록 도구의 맥락 이해 부족	업무 맥락 학습 및 문맥 파악 AI
회의록 작성에 과도한 시간 소요	자동 초안 생성 + 간편 수정 인터페이스
녹음 파일 재청취의 비효율	타임스탬프 기반 핵심 구간 자동 추출
검토 및 승인 프로세스 지연	실시간 협업 검토 및 알림 기능
템플릿과 실제 회의 흐름 불일치	유연한 구조의 동적 템플릿
공유 채널 파편화	통합 회의록 관리 및 공유 플랫폼
액션 아이템 추적 어려움	자동 할일 추출 및 진행률 추적 대시보드
과거 회의록 검색 불편	통합 검색 및 지능형 연관 자료 추천
버전 관리 혼란	자동 버전 관리 및 변경 이력 추적
담당자 확인 및 독촉 수동 작업	자동 담당자 알림 및 리마인더
회의록 활용도 측정 불가	회의록 활용 분석 및 효과성 리포트
업무 배경지식 학습 부담	회의 맥락 자동 학습 및 온보딩 가이드

특이사항

고객	특이사항
김수정	"회의 중 이해 못 한 부분을 AI가 자동으로 표시해주면 나중에 질문할 수 있을 것 같아요"
박준혁	"녹음 파일에서 '결정', '액션 아이템' 같은 키워드 구간만 자동 추출되면 좋겠어요"
최영미	"회의록 작성자가 업무 지식 없어도 AI가 맥락 파악해서 초안 만들어주는 기능 필요"
이도현	"클라이언트 회의에서 나온 전문용어를 자동으로 저장하고 다음 회의 때 참고할 수 있으면 좋겠음"
정민서	"신입도 쉽게 쓸 수 있도록 단계별 가이드가 있는 회의록 작성 도구 필요"
강태준	"액션 아이템 담당자에게 자동으로 알림 가고 진행 상황 확인할 수 있으면 편할 듯"
윤지혜	"여러 회의록을 한 곳에 모아서 검색하고 연관 회의록 추천해주는 기능 있으면 좋겠어요"
한승우	"회의 중 중요한 결정은 실시간으로 하이라이트되고, 나중에 따로 모아볼 수 있으면 좋겠음"
조서연	"참석자들이 동시에 회의록 검토하고 댓글 달 수 있는 협업 기능 필요"
임재훈	"이전 회의록의 미해결 항목을 다음 회의 안건으로 자동 연결해주는 기능 있으면 좋겠음"